Diseño de un sistema de gestión de inventario (página 2)

Los materiales y repuestos en toda empresa representan
un factor básico de operaciones y constituyen por lo
general un elevado porcentaje de las inversiones, de allí
la importancia de un adecuado control de los mismos. Tiende a
ocasionar pérdidas por desperdicios, deterioro, mal uso,
robo, etc. el valor de los inventarios es dinero invertido que es
preciso controlar constantemente asignado responsable en
garantía de su manejo honesto y cuidadoso.

3.14 OBJETIVOS DEL CONTROL DE
MATERIALES.

• No comprenden los fondos de las empresas en comprar
  innecesarias de materiales y repuestos.

• Rechazar materiales y repuestos que no hayan sido
  pedidos o que no cumplan con las especificaciones
  técnicas adecuadas.

• Asegurar los recibos de los materiales y repuestos y
  su cargo con los precios adecuados.

• Controlar adecuadamente las existencias de
  materiales y repuestos en el almacén.

3.15 STOCK.

Se entiende por stock a todo aquel conjunto de
materiales, artículos o existencia que se encuentran
salvaguardados en el almacén como deposito de
reserva.

También se puede definir el stock como: la
cantidad de bienes que dispone una empresa, es decir, que este
término se utiliza generalmente para referirse a los
productos almacenados en otras palabras, al
inventario.

El stock representa uno de los componentes de mayor
relevancia en la determinación del resultado tanto a
través del costo que genera la atención de recursos
financieros en su inmovilización como los vinculados a su
posesión y custodia.

La rotación del stock y el nivel de inventario
mantenido en una empresa son aspectos de vital importancia para
cualquier tipo de organización. Una alta rotación y
un bajo nivel de stock se traduce significativas mejoras de
eficiencia, ahorra de costos y aplicaciones efectivas de los
recursos financieros de toda empresa.

3.16 ROTACIÓN DE INVENTARIOS

Se refiere a todo aquello que permanece inmóvil,
estático o inerte que no produce nada.las utilidades se
generan el movimiento, con la rotación, con el cambio de
unos activo por otros. En el naco de lo inventarios, entre mayor
sea la rotación mayores serian las posibilidades de
aumentar las ganancias.

La rotación de los inventarios significa la
cantidad de veces promedio durante el año estos se
resuelven mediante la producción y venta,
convirtiéndose su existencia en cuantas por cobrar
efectivo y nuevamente en inventarios. Esta formación se
obtiene de los inventarios y del registro de las compras
realizadas en el periodo determinado.

3.17 CLASIFICACIÓN DE LOS MATERIALES DE
INVENTARIO

El hecho de clasificar los materiales que forman parte
de nuestros inventarios es una práctica usual que tiene
como objetivo limitar las actividades de planificación y
control de cierto número de referencias, las más
importantes. Cuando en un inventario existe millares de
referencias es muy difícil que se puedan extender dichas
actividades a todas ellas y es necesario asignar de forma
óptima la capacidad real de gestión.

La clasificación de los materiales se suele
abordar sobre la base de los dos siguientes criterios:

• Salidas (en unidades monetarias). Es la extendida, y
  agrupar los artículos en la conocida
  clasificación "ABC" , a veces denominada "XYZ" para no
  confundir las siglas anteriores con el concepto "Activities
  Based Costs" o "Costos Basado en Actividades" .

• Rotación

3.18 SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE INVENTARIO
ABC

La necesidad de establecer un programa de entrega de
materiales para evitar situaciones de inactividad que repercuten
negativamente en los costos de los factores productivos , hace
preciso realizar la discriminación de artículos con
el fin de determinar entre ellos cuales son los que por sus
características precisan un control mas riguroso. Este
último se consigue la clasificación "ABC" valor
anual pasado de cada artículo.

En cada empresa se utilizan diferentes productos, cada
uno de ellos con sus propias características, por lo
tanto, cada uno de ellos necesita de un manejo particular,
dependiendo de su importancia en los procesos de la
compañía y de las posibilidades de
adquisición.

El análisis ABC es una manera de clasificar los
productos de acuerdo a criterios preestablecidos, dicha
clasificación se basa en la conocida ley de pareto, y
diferencia de los artículos entre los importantes y
escasos (categoría A) y los numerosos y triviales
(categoría C), con un grupo intermedio que no participa
que ambas denominaciones (categoría B). Es clásico
considerar las siguientes agrupaciones de los
artículos:

• Tipo A: Son aquellos en los que la empresa tiene
  mayor inversión. Representa el 20% de lo
  artículos en inventario y como referencia el 80% del
  valor de la inversión. son generalmente los mas
  costoso y los de rotación lenta del
  inventario.

• Tipo B: Son aquellos que por referencia les
  corresponde el rango siguiente de inversión, y
  representa el 30% de los artículos y requieren del
  valor de inversión.

• Tipo C: Son aquellos que representa el 50% de los
  artículos en inventario y solo el 5% del valor de la
  inversión. Este tipo normalmente se encuentra en
  grandes y variadas cantidades dentro del inventario, por
  corresponde a inversión mas bajas.

Como recomendación general, si se manejan muchas
referencias, la clasificación que se realice atendiendo al
valor de las salidas, y el número de artículos que
se dispone, no se debe diferir excesivamente de los valores
indicados. La gestión de los inventarios deberá ir
avanzado.la gestión de los indicadores deberá ir
avanzado desde la categoría A hasta la categoría B
y C, en función de las posibilidades reales que tenga la
empresa.

El control de los artículos del A, debe ser muy
preciso y minucioso, por la razón de representar el de
mayor inversión. Es recomendable interpretar en ellos las
técnicas del control inventarios mas
sofisticados.

Por otra parte los artículos A, pueden ser
controlados empleando otras técnicas que resulten
eficientemente y menos complejos. A diferencia de los
artículos A y B , los tipo C solo requieren de un
mínimo control de inventario.

Grafico 3.1 Porcentajes de la
Clasificación ABC

3.19 TÉCNICAS PARA LA SOLUCIÓN DE
PROBLEMAS

A través del tiempo se fueron utilizando varias
técnicas de solución de problemas, teniendo cada
una detalles específicos y desarrolladas por
filosofías o culturas de calidad, de las cuales algunas
han sobresalido porque han tenido resultado satisfactorio, cada
una de estas fue expuesta por distintos autores y entre ellas
tenemos:

3.20 TEORÍA DE LAS
5S.

El método de las 5
« S », así denominado por la primera
letra (en japonés) de cada una de sus cinco etapas, es una
técnica de
gestión japonesa basada en cinco principios
simples:

• Seiri:

ORGANIZACIÓN: "Separar
Necesarios".

• Seiton:

ORDEN: "Situar Necesarios".

• Seiso:

LIMPIEZA: "Suprimir Suciedad".

• Seiketsu:

ESTANDARIZAR: "Señalizar
Anomalías".

• Shitsuke:

DISCIPLINA: "Seguir Mejorando"

3.21 LA APLICACION DE LAS 5S SATISFACE
MULTIPLES OBJETIVOS. CADA 'S' TIENE UN OBJETIVO
PARTICULAR:

• Eliminar del espacio de trabajo lo que
  sea inútil.

• Organizar el espacio de trabajo de
  forma eficaz.

• Mejorar el nivel de limpieza de los
  lugares

• Prevenir la aparición de la
  suciedad y el desorden.

• Fomentar los esfuerzos en este
  sentido.

POR OTRA PARTE EL TOTAL SISTEMA
PERMITE:

• Mejorar las condiciones de trabajo y la
  moral del personal (es más agradable trabajar en un
  sitio limpio y ordenado)

• Reducir los gastos de tiempo y
  energía

• Reducir los riesgos de accidentes o
  sanitarios

• Mejorar la calidad de la
  producción.

• Seguridad en el Trabajo.

3.22 OBJETIVO DE LA TEORIA DE LAS
5S.

Mejorar y mantener las condiciones de
organización, orden y limpieza en el lugar de trabajo. No
es una mera cuestión de estética. Se trata de
mejorar las condiciones de trabajo, de seguridad, el clima
laboral, la motivación del personal y la eficiencia y, en
consecuencia, la calidad, la productividad y la competitividad de
la organización.

3.23 LAS 5S CONSISTE

Seiri: ORGANIZACIÓN. Separar
Innecesarios.

Es la primera fase, consiste en identificar y separar
los materiales necesarios de los innecesarios y en desprenderse
de éstos últimos.

• Haciendo inventarios de las cosas útiles en
  el área de trabajo.

• Entregar un listado de las herramientas o equipos
  que no sirven en el área de trabajo.

• Desechando las cosas inútiles.

DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA
CLASIFICACIÓN

Fig3.1 Diagrama de Flujo para la
Teoría de las 5s.

Seiton: ORDEN. Situar
Necesarios.

Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e
identificarse los materiales necesarios, de manera que sea
fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y
reponerlos. Se pueden usar métodos de
gestión visual para facilitar el orden, pero a menudo,
el más simple leitmotiv de Seiton
es: Un lugar para cada cosa, y cada cosa en su lugar. En esta
etapa se pretende organizar el espacio de trabajo con objeto de
evitar tanto las pérdidas de tiempo como de
energía.

Las normas de Seiton:

• Organizar racionalmente el puesto de trabajo
  (proximidad, objetos pesados fáciles de coger o sobre
  un soporte).

• Definir las reglas de ordenamiento.

• Hacer obvia la colocación de los
  objetos.

• Los objetos de uso frecuente deben estar cerca del
  operario.

• Clasificar los objetos por orden de
  utilización.

• Estandarizar los puestos de trabajo.

Seiso : LIMPIEZA. Suprimir Suciedad

Una vez el espacio de trabajo está despejado
(seiri) y ordenado (seiton), es mucho más fácil
limpiarlo (seiso). Consiste en identificar y eliminar las fuentes
de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran
siempre en perfecto estado operativo. El incumplimiento de la
limpieza puede tener muchas consecuencias, provocando incluso
anomalías o el mal funcionamiento de la
maquinaria.

Normas para Seiso:

• Limpiar, inspeccionar, detectar las
  anomalías.

• Volver a dejar sistemáticamente en
  condiciones.

• Facilitar la limpieza y la
  inspección.

• Eliminar la anomalía en Origen.

Seiketsu: MANTENER LIMPIEZA. Estandarización o
Señalizar Anomalías.

Consiste en distinguir fácilmente una
situación normal de otra anormal, mediante normas
sencillas y visibles para todos.

A menudo el sistema de las 5S se aplica
sólo puntualmente. Seiketsu hay que recordar que el orden
y la limpieza deben mantenerse cada día. Para lograrlo es
importante crear estándares.

Las normas de Seiketsu

• Hacer evidentes las consignas: cantidades
  mínimas, identificación de las
  zonas.

• Favorecer una gestión visual
  ortodoxa.

• Estandarizar los métodos
  operatorios.

• Formar al personal en los
  estándares.

Shitsuke DISCIPLINA. o Seguir
Mejorando.

Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las
normas establecidas.

Esta etapa contiene la calidad en la
aplicación del sistema 5S. Si se aplica sin el rigor
necesario, éste pierde toda su eficacia.

Es también una etapa de control riguroso de la
aplicación del sistema: los motores de esta etapa son una
comprobación continua y fiable de la aplicación del
sistema 5S (las 4 primeras 'S' en este caso) y el apoyo del
personal implicado.

3.24 NECESIDAD DE LA ESTRATEGIA
5S

La estrategia de las 5S es un concepto sencillo que a
menudo las personas no le dan la suficiente importancia, sin
embargo, una fábrica limpia y segura nos permite orientar
la empresa y los talleres de trabajo hacia las siguientes
metas

• Dar respuesta a la necesidad de mejorar el ambiente
  de trabajo, eliminación de despilfarros producidos por
  el desorden, falta de aseo, fugas, contaminación,
  etc.

• Buscar la reducción de pérdidas por la
  calidad, tiempo de respuesta y costes con la
  intervención del personal en el cuidado del sitio de
  trabajo e incremento de la moral por el trabajo.

• Facilitar crear las condiciones para aumentar la
  vida útil de los equipos, gracias a la
  inspección permanente por parte de la persona quien
  opera la maquinaria.

• Mejorar la estandarización y la disciplina en
  el cumplimiento de los estándares al tener el personal
  la posibilidad de participar en la elaboración de
  procedimientos de limpieza, lubricación y
  apriete.

• Conservar del sitio de trabajo mediante controles
  periódicos sobre las acciones de mantenimiento de las
  mejoras alcanzadas con la aplicación de las
  5s.

• Poder implantar cualquier tipo de programa de mejora
  contínua de producción Justo a Tiempo, Control
  Total de Calidad y Mantenimiento Productivo Total.

• Reducir las causas potenciales de accidentes y se
  aumenta la conciencia de cuidado y conservación de los
  equipos y demás recursos de la
  compañía.

MÉTODOS ALTERNATIVOS DE
DETERMINACIÓN DEL RIESGO

RISK MANAGEMENT AND PREVENTION PROGRAM
(RMPP)

La determinación del riesgo correspondiente a
métodos cualitativos consiste en la contraposición
de los valores (bien sean índices o rangos cualitativos)
obtenidos para la probabilidad y para la severidad de las
consecuencias.

Tabla 3.1 Probabilidad y
Severidad.

De esta tabla de cualidades se realiza una
gráfica de relaciones parecida a la siguiente:

Tabla 3.2. Probabilidad y
Consecuencias

Luego se realiza un cuadro de temporización de
actuaciones, de acuerdo con la evaluación resultante de
cada riesgo.

Tabla 3 3. Riesgo, Acción y
Temporización.

Análisis de Riesgos: Se trata de estimar
el nivel de peligro potencial de una actividad industrial para
las personas, el medio ambiente y los bienes materiales, en
términos de cuantificar la magnitud del daño y de
la probabilidad de ocurrencia.

Objetivos del análisis de riesgos

Los métodos para la identificación,
análisis y evaluación de riesgos son una
herramienta muy valiosa para abordar con decisión su
detección, causa y consecuencias que puedan acarrear, con
la finalidad de eliminar o atenuar los propios riesgos así
como limitar sus consecuencias, en el caso de no poder
eliminarlos. Los objetivos principales son:

• 1. Identificar y medir los riesgos que
  representa una instalación industrial para las
  personas, el medio ambiente y los bienes
  materiales.

• 2. Deducir los posibles accidentes graves que
  pudieran producirse.

• 3. Determinar las consecuencias en el espacio y
  el tiempo de los accidentes, aplicando determinados criterios
  de vulnerabilidad.

• 4. Analizar las causas de dichos
  accidentes.

• 5. Discernir sobre la aceptabilidad o no de las
  propias instalaciones y operaciones realizadas en el
  establecimiento industrial.

• 6. Definir medidas y procedimientos de
  prevención y protección para evitar la
  ocurrencia y/o limitar las consecuencias de los
  accidentes.

Evaluación de los riesgos laborales

Es el proceso dirigido a estimar la magnitud de aquellos
riesgos que no hayan podido evitarse, obteniendo la
información necesaria para que el empresario esté
en condiciones de tomar una decisión apropiada sobre la
necesidad de adoptar medidas preventivas y, en tal caso, sobre el
tipo de medidas que deben adoptarse.

Etapas de la evaluación de riesgos

Primera Etapa: Análisis de los datos. El objetivo
de esta parte es identificar la información de buena
calidad que existe sobre el sitio y determinar la
información que se necesita generar o captar para hacer la
Evaluación de Riesgos. En esta primera etapa se hace la
selección preliminar de la lista de los tóxicos
sobre los que se liará la evaluación de
riesgos.

Segunda Etapa: Evaluación de la
Exposición. Se hace una estimación de la magnitud
actual y futura de las exposiciones humanas, de la frecuencia y
duración de estas exposiciones y de las rutas y
vías potenciales de exposición.

Tercera Etapa: Evaluación de la toxicidad.
Consiste en obtener la información cualitativa y
cuantitativa sobre los distintos tipos de efectos adversos a la
salud (cáncer, no-Cáncer y efectos sobre el
desarrollo) que producen las substancias, a las que se ha
determinado que la población está expuesta o
pudiera llegar a estar expuesta. En esta etapa se localiza la
mejor información disponible sobre la magnitud de la
respuesta tóxica como una función del nivel de
exposición.

Cuarta Etapa: Caracterización de los riesgos.
Conociendo la magnitud de las exposiciones que se han determinado
como posibles y la toxicidad de las substancias involucradas, se
estiman los riesgos para la salud a los que se enfrentan las
diferentes poblaciones. Se evalúan los riesgos producidos
por cada tóxico en lo individual bien sea que llegue a los
individuos expuestos por una ruta o por varias. Se evalúan
también los riesgos que representan las exposiciones a las
mezclas de las distintas substancias presentes.

Estimación del riesgo

La estimación del riesgo es un proceso que se
lleva a cabo durante la evaluación de los riesgos, una vez
que se han identificado los peligros mediante el cual se
establece la probabilidad de que se pueda manifestar una
situación de riesgo con unas determinadas consecuencias
adversas para la salud o la seguridad de los
trabajadores

Mapa de riesgos: es un instrumento que permite
localizar de una manera práctica y sencilla los agentes
generadores de riesgos presentes en un área determinada.
De cuerdo a la información recopilada en tablas y
representadas en forma gráfica, facilitando el control y
seguimiento de los mismos mediante la implementación de
programas preventivos, según las prioridades observadas.
El programa de elaboración de mapas de riesgos constituye
una valiosa herramienta para la notificación de riesgos y
para la toma de decisiones en el control de riesgos
ocupacionales.

El Mapa de Riesgos ha proporcionado la herramienta
necesaria, para llevar a cabo las actividades de localizar,
controlar, dar seguimiento y representar en forma gráfica,
los agentes generadores de riesgos que ocasionan accidentes o
enfermedades profesionales en el trabajo.

La técnica del mapa de riesgos consta de varios
procedimientos:

• Caracterización del lugar

• Dibujo de la planta y del proceso
  productivo

• Ubicación de los riesgos
  prioritarios

• Valoración de los riesgos

• Representación gráfica de los
  riesgos.

• ANÁLISIS FODA

El término FODA es una sigla conformada por las
primeras letras de la palabra: fortaleza, opotunidades,
debilidades y amenazas.

El análisis FODA es una herramienta que permite
evaluar la situación actual de la empresa, permitiendo de
esta manera obtener un diagnostico preciso que permita en el
análisis de fortalezas, debilidades, oportunidades y
amenazas donde se consideran factores económicos,
políticos, sociales, culturales entre otros , que
representan las influencias del ámbito externo y que
inciden sobres su hacer interno, ya que pueden fortalecer o poner
en riesgo la misión de la organización.

Las fortalezas y debilidades corresponden al
ámbito interno determinando cuales son las fortalezas con
las que cuenta la organización y las debilidades que
afecten su desarrollo.

El análisis FODA permite determinar las posibles
estrategias para atacar las debilidades y amenazas del entorno,
aprovechando las fortalezas y oportunidades que se presentan.las
estrategias de acuerdo a David (1997) son las
siguientes:

• Las estrategias FO unen las fuerzas internas de la
  empresa para aprovechar las ventajas de las oportunidades
  externas.

• Las estrategias DO: pretende superar las debilidades
  internas aprovechando las oportunidades externas.

• Las estrategias FA aprovechando las fuerzas de las
  empresas para evitar. O disminuir las precauciones de las
  amenazas externas.

• Las estrategias DA son tácticas diferencias
  que pretenden disminuir las debilidades internas y evitarlas
  amenazas del entorno.

CAPÍTULO IV

• MARCO
  METODOLÓGICO

Un estudio en el área de
almacén de la GMS- 450 de Global Materials Services
Venezuela C.A requiere definir el tipo de investigación,
la población y muestra a ser evaluada, los instrumentos y
técnicas necesarias para logara los objetivos descritos en
este informe y finalmente cual es el procedimiento especifico
llevado a cabo.

4.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

Para el avance de este informe se intenta
de la aplicación de una investigación que pueda
organizar las acciones para la recolección,
organización, análisis e interpretación de
la realidad, por lo tanto según los objetivos planteados,
la más adecuada es una investigación de campo de
tipo descriptiva,

• Descriptiva

En el campo de la metodología de la
investigación Roberto, H, Shampieri (2003), señala
que:

"La investigación descriptiva
busca especificar propiedades, características y rasgos
importantes de cualquier fenómeno que se
analice".

Se considera de tipo descriptiva, ya que el
investigador busca exponer de manera clara y precisa la
situación actual presente en el almacén de global
Materials Services Venezuela C.A

4.2 DISEÑO DE
LAINVESTIGACION.

• De campo.

Es considerada una investigación
de Campo, según el Diccionario Larousse. "Espacio real que
ocupa o abarca un asunto, y cada una de las zonas están
destinadas a contener un tipo particular de
información"

Dicha investigación se considera de
campo, porque el estudio requiere que el investigador recopile la
información directamente de la realidad en cada una de las
aéreas involucradas, debido a que se busca obtener un
mayor conocimiento de los elementos relacionados, que garanticen
la información y justifique el estudio.

• BIBLIOGRAFICO

Según el diccionario laurisse
"es conocer y explorar todo el conjunto de fuentes capaces de ser
de utilidad en el problema de la investigación, luego
deberá obtenerse el material a fin de recolectar los
datos"

La presente investigación se
considera bibliográfica, porque dicho estudio requiere que
el investigador indague en fuente bibliografías y a
través de esta seguir los procedimientos para la
recolección de datos y mejoras pertinente

4.2 POBLACION Y MUESTRA.

Para la obtención de la
información o datos que permitiera el diseño de
gestión de inventario del almacén de la empresa
global materials services Venezuela C.A esta constituido por 66
procedimientos que generan en el departamento esto
representaría la población del presente
estudio.

Para la selección de la muestra fue
representada por 28 procedimientos que se encuentran vinculados
con el inventario de la empresa entrada y salida del
almacén de equipos e insumos.

4.3 TECNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOLECCION
DE DATOS.

Para el registro y análisis de los
datos e información referida con la investigación,
primero se ocurre en la observación directa, de las
actividades y procedimientos que se realizan en el almacén
para la ejecución de sus funciones y luego a través
de entrevistas no estructuradas al personal involucrado con los
objetivos de la investigación.

• 3. Observación
  Directa

Constituye la principal fuente de
información, esta permite comprobar, verificar e
identificar los distintos componentes ubicados en el
almacén de Global Materials Services Venezuela C.A y de
esta manera ver de manera mas clara sus principales
deficiencias.

• 4. Entrevistas

Las entrevistas realizadas al personal de
Mantenimiento son de tipo no estructuradas; con la
aplicación de las mismas se logra obtener
información precisa y detallada los repuestos que se
encuentran en inventario su entrada y salida del mismo y
también el en el ambiente de trabajo así como
también permite conocer de una manera más
específica el funcionamiento de los Almacenes.

• 5. Materiales

Lápiz y papel: utilizado en la
recolección de datos durante la observación directa
de las actividades, así como en las entrevistas no
estructuradas realizadas al personal de mantenimiento.

Equipos de protección: utilizados en
las visitas al área de trabajo, entre estos se encuentran
botas de seguridad y casco.

Cámara fotográfica digital:
empleada para la toma de fotografías de los componentes de
los ambientes de trabajo bajo estudio, con el fin de proporcionar
una mejor visión y comprensión de los
mismos.

Computador: utilizado para la
trascripción de la información necesaria en el
estudio.

Disco extraíble: para almacenar toda
la información concerniente al trabajo
realizado.

PROCEDIMIENTO DE RECOLECCIÓN DE
DATOS

• 1. Realizar recorrido para evaluar
  la situación actual en la que se encuentra el
  área de estudio.

• 2. Realizar entrevistas no
  estructuradas al personal de mantenimiento.

• 3. Identificar las fallas y/o
  deficiencias presentes en los almacenes en cuanto al
  inventario de equipos y materiales, las condiciones de
  trabajo que se encuentra en el lugar de dicho
  estudio.

• 4. Verificar los elementos que se
  encuentran en los almacenes para plantear una
  distribución adecuada posteriormente, tomando en
  cuenta la desincorporación de equipos.

• 5. Definir los criterios que se
  utilizaran para clasificar los equipos y
  materiales.

• 6. Realizar la
  clasificación de acuerdo a los criterios
  establecidos.

• 7. Colocar cada cosa en su
  lugar.

• 8. Limpiar el sitio de trabajo y
  los equipos prevenir la suciedad y el desorden.

• 9. Preservar altos niveles de
  organización, orden y limpieza.

• 10. Establecer lineamientos para
  hábitos basados en los procedimientos
  anteriores.

• 11. Analizar y adecuar mecanismo
  de control para el área de los almacenes.

CAPÍTULO V

• SITUCIÓN ACTUAL

A continuación, se presenta la situación
actual del área de almacén de Global Materials
Services Venezuela C.A. y el proceso que se utiliza para la
entrada y salida del los equipos y repuestos del
inventario.

Mediante el recorrido para evaluar la situación
actual en la que se encuentra el área de almacén de
la empresa en estudio, se pudo determinar aspectos positivos y
negativos que logran conforman el estado actual del
almacén. Durante la observación directa, se
identificó lo siguiente:

5.1 FILOSOFÍA DE GESTIÓN

La empresa no cuenta con una filosofía de
gestión bien definida, es decir no tienen establecida la
misión, visión, políticas, objetivos ni
metas, que permita evaluar el desempeño. Cabe destacar,
que en cuanto a normas y procedimientos la empresa tampoco posee
un manual o estrategias que defina los métodos de
trabajo.

Es importante resaltar, que Global Materials Services
Venezuela C.A. carece de otros tipos de documentación y
formatos que son de vital importancia para el desarrollo de la
gestión dentro de la empresa, entre ellos puede
mencionarse los formatos de entrada y salida de repuestos e
insumos del almacén, de recepción del material
entre otros.

5.2 CONDICIONES GENERALES DEL
ALMACÉN.

5.2.1 Distribución fisca del
almacén.

El almacén de la empresa Global Materials
Services Venezuela C.A. se encentra en el castillo de proa el
costado de babor de la gabarra GMS-450, cuenta con cinco (05)
estantes posicionados alrededor de él. Cabe destacar, que
previamente no se estudió si la ubicación era la
más idónea, existen materiales y/o equipos que
obstaculizan el libre acceso a varios de ellos y en algunas
repisas de los estantes no existe el mejor aprovechamiento del
espacio y se observa que es necesario distribuir los materiales
de manera que se encuentren al alcance del personal que los
requiera sin tener que realizar un mayor esfuerzo. Actualmente,
no se cuenta con un plano del depósito que permita
visualizar la distribución anteriormente
descrita.

A continuación, las dimensiones y
condiciones de cada uno de los estantes:

Estante Nº 1 E- Crane:

Cuenta con las siguientes dimensiones 2,7 m de altura,
61 cm de ancho, de largo 2,90 cm y 5 repisas. Cabe destacar, que
este estante se encuentra forma paralela y ocupa un espacio bien
representativo en área, ya que en el se almacena repuestos
de equipos de vital importancia para el proceso de operaciones
para la empresa. (Ver fig. 5.1).

Fig. 5.1 Estante
E-Crane

Fuente: El autor (2009)

Estante Nº 2 Estante
Eléctrico:

El estante cuenta con las siguientes dimensiones
siguientes 2 m de alto, 60 cm de ancho, 2.35 m de largo, cuenta
además con cinco (05) repisas y tres (03) divisiones, se
pudo observar que ocupa un lugar considerable el área de
almacén y se encuentra en condiciones óptimas. (Ver
fig. 5.2).

Fig. 5.2 Estante
Eclécticos.

Fuente: El autor
(2009).

Estante Nº 3 Conveyors:

Posee las siguientes dimensiones 2.00 m de alto, 4.10 m
de largo y 60 cm de ancho, con cuatro (04) repisas y tres (03)
divisiones, este se encuentra en buenas condiciones y ocupa un
lugar considerado en el almacén.

Fig. 5.3 Estante
conveyors.

Fuente: El autor
(2009).

Estante Nº 4 Equipos
Móviles:

Las dimensiones de este son 2.00m de alto y 60 cm de
ancho, 5.00 m de largo y cinco (05) repisas y tres (03)
divisiones. (Ver fig. 5.4).

Fig. 5.4 Estante Equipos
Móviles.

Fuente: El autor
(2009).

Estante Nº 5
Filtros:

Sus dimensiones son las siguientes: 2.40 m de alto y 51
m de ancho, 5.00 m de largo y cuenta con cuatro (04) repisas, es
el más amplio por lo que ocupa buenas parte del
área del almacén y se debe a que los repuestos que
el se almacenan en él varían de tamaño, se
encuentran en óptimas condiciones. (Ver fig.
5.5).

Fig. 5.5 Estante
filtros.

Fuente: El autor
(2009).

5.2.2 MATERIALES
ALMACENADOS.

En esta área se encuentran almacenados distintos
repuestos y equipos necesarios para el Departamento de
Mantenimiento los que permiten mantener en buenas condiciones las
diferentes áreas de la División a las que el
Departamento realiza los respectivos mantenimientos correctivos y
preventivos.

A continuación, los materiales en cada uno de los
estantes

Estante Nº 1 E-
Crane

En el podemos encontrar gran variedad de insumos y
repuestos destinados a las Grúas E-Crane, las cuales son
los equipos de alta prioridad dentro de la empresa, dentro de
este se encuentran: Orines o sellos, válvulas, tornillos,
contactores, pasadores, repuesto de los joystick, cables,
termostatos, bomba de giro, válvula de balance, pistones,
solenoides, manómetros, bloque distribuidos de flujo,
abrazaderas, entre otros.

• Estante Nº 2 Estante
  Eléctrico.

En el estante se puede encontrar materiales
eléctricos como: tomacorrientes, bombillos, breker,
cajetines, fusibles, cables, contactores, lámparas ,
cables, enchufes, entre otros.

• Estante Nº 3
  Conveyors.

En el estante se puede encontrar almacenados
rodamientos, dientes para rascadores, ejes, protector para las
tolvas, acoples, soportes de chumaceras, tensores, soportes de
baberos, tacos de goma, bocinas, chumaceras, sensores de
velocidad entres otros equipos y repuestos.

• Estante Nº 4 Equipos
  Móviles.

En el se puede encontrar equipos y materiales como
sellos, orrines, mangueras, tornillos, bocinas, sensores, motor
de arranque, alternador , ventilador del radiador, evaporador,
amortiguadores, tuberías de escapes lámparas,
soportes de luces, creceta; parrilleras, compresor, motor de
limpia parabrisas, bomba de agua, juego de cojinetes, bomba
manual de combustibles, entres otros. Se encuentran en repisas
distintas, pero no están ordenados, para este caso se
busca existe el mejor aprovechamiento del espacio, se
evidenció a través de la observación
directa.

• Estante Nº 5
  Filtros:

En el se encuentran almacenado filtros de agua, filtros
de retorno, filtros de combustibles, filtro de aire, filtros de
aceite, filtros hidráulicos, se encuentran en sus
respectivas cajas de fabricación o forrados y ordenados en
sus repisas, para así evitar que el polvo y otros agentes
entren al estante.

5.3 CONDICIONES DE
TRABAJO

Iluminación

El almacén posee tres (03) lámparas
horizontales pequeñas que tiene como dimensiones 1.22 m de
largo y 61.5 cm de ancho, también se encuentran tres (03)
lámparas horizontales de 71 cm de largo y 19,5 cm de ancho
con bombillas de neón cada una ubicadas en la parte
superior justo sobre los estantes, se evidenció que las
mismas son deficientes debido a su altura, ya que no permite
visualizar y leer la identificación de los productos, y
sus características, ubicados en la parte baja de los
estantes, además se pudo observar la suciedad en estas lo
que opaca la luz que emite. (Ver Fig. 5.6 – 5.7).

Ventilación

El almacén cuenta con una ventilación
adecuada proveniente de dos (02) aires acondicionados que se
encuentra en pasillos entre los estantes, que permite mantener en
buen estados los repuestos y equipos que permanece depositados en
el mismo y buen ambiente de trabajo para la personal que labora
en él, puesto que la circulación de aire es
moderada. (Ver Fig. 5.6)

Fig 5.8 Conducto de
ventilación.

Fuente: El autor
(2009).

Ruido

El nivel de ruido presente en el área es bajo, lo
que permite el desempeño de las actividades sin problemas,
cuando se abre la puerta principal del almacén se produce
un nivel de ruido un poco más alto, debido a las
operaciones de descargas y los equipos que se utilizan dentro de
la GMS-450 pero de igual manera no interfiere con las actividades
que se realizan, por lo que no es necesaria la utilización
de dispositivos auditivos.

Vibraciones

El nivel de las vibraciones son altas y movimientos muy
repetitivos, debido a que las instalaciones del almacén se
encuentran un barco y los equipos que se encuentran en el son de
gran tamaño.

Polvo

La contaminación en esta área de trabajo
(GMS-450) es alta, debido a que se almacena bauxita que es un
mineral que por su composición física al ser
manipulada desprende gran cantidad de polvo. En el almacén
el nivel de contaminación es alto, lo que se debe a las
numerosas entrada del personal con restos de bauxita.

5.4 MECANISMOS DE CONTROL

El almacén no cuenta con un control de entrega de
materiales para el personal que realiza las labores de
mantenimiento, se lleva a cabo de forma manual mediante un
listado que en muchas ocasiones no se realiza, lo que impide
llevar un registro para el control de lo que necesita cada
trabajador del área de mantenimiento, diariamente para
realizar su trabajo. Por otro lado, el almacén no es del
todo efectiva su gestión, por cuanto se desconoce la
existencia total de repuestos y equipos en el depósito, el
mismo no posee una buena base de datos, que permita al
Departamento llevar un mejor control de las entradas y salidas
del almacén.

DISPOSITIVOS DE SEÑALIZACION Y
ALAMCENAMIENTO.

Cada estante cuenta con identificadores para el
almacenamiento, que no son los más adecuados por cuanto
citan sólo superficialmente qué productos se
encuentran en los estantes y no permiten señalar donde se
encuentran los productos, ni las especificaciones, por ejemplo,
causando así desconocimiento de la ubicación exacta
de los equipos y repuestos al personal de mantenimiento, lo que
causa un ligero retraso en sus labores, al momento de ubicar o
buscar materiales a utilizar. (Ver Fig. 5.7 –
5.8).

Fig. 5.9
Señalización para los Estantes

Fuente: el autor
(2009).

Fig. 5.10 Identificadores para los
Repuestos.

Fuente: el autor
(2009).

HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL

Al momento de evaluar las condiciones del almacén
se observó que el ambiente es fresco, no existen malos
olores, la mayoría de los materiales se encuentran en
sitios adecuados a excepción de algunos equipos que se
obstaculizan el tablero eléctrico y algunos materiales de
trabajo que no se ubican en la condición más
segura, ya que podría producirse alguna eventualidad por
encontrarse bloqueando equipos de trabajo, lo que impide el
rápido acceso al tablero a la hora de un infortunio,
además, el extintor de incendio no se encuentra en un
lugar de fácil acceso. (Ver Fig. 5.9 – 5.11).

Fig. 5.11 Obstáculos entre
estantes conveyor y eléctrico.

Fuente: el autor (2009).

• IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS EN EL
  ALMACÉN.

En primer lugar se pudo evidenciar que el almacén
no cuenta con un mapa de riesgos que señale de manera
clara los riesgos existentes en el área.

• 12. Identificación De Riesgos:
  Permite conocer los riesgos presentes en el almacén;
  una vez que se obtienen se clasificarán de acuerdo a
  su nivel. Los riesgos presentes en este depósito son
  los siguientes:

• Riesgo de Gases, polvos o vapores.

• Riesgo de Golpes y/o Cortes.

• Riesgo de Incendio.

• Riesgo Eléctrico.

• Vibraciones.

• 13. Análisis y Evaluación de
  los Riesgos: En el presente apartado se
  clasificarán los riesgos presentes en las áreas
  del almacén de acuerdo al método alternativo de
  determinación de riesgos, el análisis se
  realizó basado en la teoría de Risk Managment
  and Prevention Program .

Riesgos Físicos

• Vibraciones: la probabilidad de este riesgo es
  clasificado como alta, ya que cuando la entrada principal se
  encuentra abierta y en el proceso de descarga y en constante
  movimiento de la gabarra se pueden percibir, en caso de que
  la puerta principal se encuentre cerrada la vibración.
  Las consecuencias por estas vibraciones son bajas, ya que
  sólo producen molestias luego de la exposición
  y sensaciones vibratorias posteriores. En este sentido, es
  considerado un riesgo MODERADO.

• Electricidad: en el depósito se encuentra un
  tablero de control eléctrico con la tapa de
  protección correspondiente, por lo que la probabilidad
  del riesgo es considerado como bajo y las consecuencias
  medias. Lo que indica que es un riesgo
  TOLERABLE.

Riesgos Químicos

• Líquidos: pinturas, y el thinner son los
  principales materiales líquidos que producen olores
  dentro del almacén. La probabilidad de que ocurra el
  daño es baja y las consecuencias son medias, ya que su
  contacto con la piel no es dañino y con los ojos es
  evitable. El riesgo se considera TOLERABLE.

|

Riesgos De Golpes y/o Cortes

En el almacén muchos de los materiales se
encuentran almacenados de manera improvisada, materiales grandes
(carros de limpieza, paletas con pinturas, cajas, entre otros)
por lo que aumentan el riesgo de golpes. La probabilidad del
daño es media y las consecuencias medias, ya que puede
ocasionar golpes en la cabeza, brazos, entre otros. El riesgo se
considera como MODERADO.

Riesgos De Incendio

Algunos de los materiales almacenados no son
inflamables. Se identificó un tablero eléctrico,
que se encuentra obstaculizado por diferentes materiales (entre
pasillos) y esta área no posee un extintor determinada, ni
un sistema contra incendio efectivo que permita contrarrestar un
posible incendio. No existe un botiquín de primeros
auxilios al cual recurrir en casos de accidentes por
inhalación de humo, ni sistemas contra incendio de
rociadores en caso de fuego. La probabilidad del daño es
media, puesto que hay posibilidades de incendio y las
consecuencias altas, ya que un incendio produciría graves
consecuencias en el depósito y a los usuarios del mismo.
El riesgo se considera IMPORTANTE.

5.8 PROCESO DE ENTRADA Y SALIDA DE EQUIPOS Y
REPUESTOS DEL INVENTARIO DE LA EMPRESA GLOBAL MATERIALS SERVICES
VENEZUELA C.A

El control del inventario la empresa lleva sus registro
mediante un software llamado Dossier, que es muy complejo, por
sus diferentes características, también se
evidenció que no cuenta con una clasificación ABC
detallada de los productos en el almacén.

Por otro lado, se evidencia que no cuenta con formato de
entrada y salida de material. Cabe destacar, que debido a esto el
almacén de la GMS-450 no posee con un manual de normas,
procedimientos para optimización de los procedimientos en
esta área. El principal problema que se puede percibir es
el hurto de los equipos y repuestos que se almacenan, el
desorden, falta o carencia de mantenimiento y
limpieza.

• Entrada de inventario.

A través de un sistema de inventario llamado
dossier TM , versión 4.2 se realiza la entrada de los
repuestos al inventario, puntualizando dicho material por
código de acuerdo al área destinada o a la unidad
asignada, el inventario se divide en tres (03) grandes rubros
como son: GMS-450 todos los repuestos estratégicos, los
que tiene mas movimientos en el sistema, y los de gran valor para
la empresa), el segundo rubro es el de fluido (el cual hace
referencia a todos los lubricantes), por último tenemos
misceláneos (donde se colocan los repuestos que no
participan directamente en el proceso operativo de la
empresa).

La entrada de inventario comienza por el pedido del
material, en este caso como el sistema en inglés
sería "puchase order" ; el mismo le da el número
correlativo de dicho pedido, se llenan los espacios colocando el
vendedor, la fecha, en que rubro estamos trabajando (GMS-450,
lubricantes, misceláneos), código del repuesto,
cantidad que estamos pidiendo y el precio dela cotización.
Después de este paso sigue la compra del repuesto, al
llegar el mismo a las instalaciones de la empresa se comienza con
el proceso de etiquetado y de recibimiento en el sistema, se
trabaja en un reglón llamado "Receive Parts", en donde se
busca la orden de compra ya guardada y se coloca que el material
ha sido recibido, pudiendo modificar el cuadro del precio por si
se presento algún costo adicional al ya fijado y se guarda
la información.

• Salida de inventario.

Las actividades de mantenimiento vienen o tienen aunado
un orden de reparación que arroja el sistema en el cual se
colocan las horas hombres trabajadas, cantidad de materiales,
repuestos usados en el mantenimiento, resaltando el
código, fecha, persona encargada, horas del equipo y la
descripción de la actividad. Al culminar el trabajo se
cierran las ordenes y es entregada al analista de mantenimiento
el cual buscaba la orden en digital, y automáticamente se
descargan del inventario todas las cantidades fijadas,
después de haber realizado esto correctamente se cierran
la orden y se guarda la información.

Cabe destacar, que todas la ordenes de mando del
software se encuentran en inglés y se necesita
adiestramiento para el personal, por su de difícil
manejo.

• 6. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
  :

El almacén de la empresa Global Materilas
Services C.A. no posee dentro de sus obreros un personal que se
encargue del ares de almacén esto genera el descontrol en
la entrada y salida de los repuestos y insumos. Actualmente, el
personal que labora el la GMS-450 es el siguiente:

Tabla 5.1. Personal de la GMS-450.
Global Materilas Services Venezuela C.A

Fuente: el autor
(2009).

5.10ANÁLISIS FODA DEL ÁREA
DE ALMACÉN DE GLOBAL MATERIALS SERVICES VENEZUELA
C.A.:

Para complementar el análisis anterior, se
realizó un análisis FODA, que permitiera generar un
diagnóstico del área en estudio, según el
contexto interno y externo del almacén de Global Materials
Services Venezuela C.A.:

Las Fortalezas:

– Disponibilidad de repuestos necesarios, para asegurar
la continuidad de las operaciones.

– Se dispone de un ambiente acondicionado, para aquellos
repuestos e insumos que lo requieran.

– Disposición de parte de la
gerencia de mantenimiento, para el mejoramiento de la
empresa.

Las Debilidades:

– Falta de organización, existe una
carencia de un software que permita el control en lo que respecta
a la rotación de inventario.

– Ausencia de personal encargado en el
almacén, lo que ha generado la pérdida de repuestos
y herramientas.

– Falta de procedimientos, políticas
de la empresa para resguardo del almacén.

– El personal no se encuentra
concientizado.

Las Oportunidades

– Instalación de un sistema de
etiquetas tipo scand para más rápida
identificación.

– La creación de nuevos cargos: jefe
de almacén y auxiliar.

– Diseño de distribución física del
área del almacén, permite la expansión el
área.

– Facilidad de contactar proveedores
locales o nacionales.

Las amenazas:

-Falta de divisas, ha originado la
paralización de procesos por falta de stock.

– Pérdida de los materiales e
insumos existentes en el almacén.

-Uso injustificado y sin control de los
repuestos.

– Falta de proveedores nacionales
adecuados.

CAPÍTULO VI

• Situación
  propuesta

Luego de haber presentado el diagnóstico de la
situación actual del almacén de la GMS-450, se
realizó una filosofía de gestión, un mapa de
riesgos, un inventario de los recursos que poseen a fin de tener
un mayor control y conocimiento de los materiales con que cuenta
el departamento. Por otra parte, se elaboró una nueva
clasificación de los materiales almacenados, una nueva
distribución de los mismos y nuevos formularios de
control.

6.1 FILOSOFÍA DE DE GESTION GLOBAL MATERIALS
SERVICES VENEZUELA C.A ENMARCADO DENTRO DE LA GESTIÓN DE
LOGÍSTICA.

La filosofía de gestión de una empresa,
establece los lineamientos generales en los que se encamina todas
sus actividades en pro de alcanzar su(s) objetivo(s) principal,
definido en la misión.

Definida la filosofía de gestión de la
empresa en donde se lleva a cabo el estudio, se procede a definir
los Indicadores de Gestión, para evaluar los resultados de
la gestión, según lo que se desea
conseguir.

Se definió la filosofía de la empresa
Global Materilas Services Venezuela C.A. a través de un
proceso participativo, en conjunto con el personal de la empresa,
para definir la misión, visión, políticas,
objetivos y los indicadores y metas para cada uno de los
objetivos. Iniciando primero con la definición de la
misión, posteriormente con la visión, en secuencia
de lo establecido en la figura 6.1.

Fig. 6.1. Alineación de la
Filosofía de gestión de una Empresa.

Fuente: El autor
(2009).

A continuación, la filosofía de
gestión que se define para la empresa Global Materials
Services Venezuela C.A.:

La misión define la razón de ser la
empresa, justifica su existencia, el propósito de su
función que desea satisfacer y los métodos
fundamentales a través de los cuales pretenden cumplir su
propósito. Para definirla se responde preguntas
como:

• 7. ¿Qué hace?: define las
  necesidades que la organización trata de satisfacer,
  referidas a las necesidades de los clientes, ya sean
  productos o servicios.

• 8. ¿A quién?: referida al grupo
  de consumidores o clientes. Consiste en identificar a quien
  está dirigida, es decir a que mercado o segmento del
  mercado intenta servir la organización.

• 9. ¿Cómo?: aborda las
  actividades, tecnologías, métodos de ventas, se
  debe relacionar con la manera de la compañía de
  tratar lograr de sus metas.

¿Por qué?: es una pregunta existencial,
define el porqué una organización desempeña
las funciones que realiza a continuación se presenta la
redefinición de la misión de la empresa

6.1.1 MISIÓN.

Global Materials Services Venezuela C.A. es una empresa
de trayectoria internacional, satisface a sus clientes al
descargar de forma eficiente el mineral de bauxita almacenado en
las gabarras de transporte, ubicándolo en el sistema
principal de cintas transportadoras de Bauxilum, con el objeto de
asegurar la disponibilidad de la materia prima para el proceso de
producción del alúmina.

Después de dar respuestas a las interrogantes
planteadas, se logrará definir la misión y la
visión resultó de establecer de forma más
ambiciosa la definición de la empresa, resultó de
preguntar: ¿Cuál es el posicionamiento que se
quiere alcanzar?, ¿Cuál es el segmento de mercado
que se desea cubrir?, es decir ¿hasta donde se pretende
llegar?

6.1.2VISIÓN.

Ser una empresa que satisfaga y responda oportunamente a
la exigencias y necesidades de su principal cliente CVG Bauxilum
de esta manera convirtiéndose en una organización
tecnológicamente avanzada, que asegure sus procesos
mediante la aplicación de normas nacionales e
internacionales de calidad y proyecte la empresa como
líder en el manejo de mineral a nivel mundial.

6.1.2 MISIÓN.

Global Materials Services Venezuela C.A. es una empresa
de trayectoria internacional, satisface a sus clientes al
descargar de forma eficiente el mineral de bauxita almacenado en
las gabarras de transporte, ubicándolo en el sistema
principal de cintas transportadoras de Bauxilum, con el objeto de
asegurar la disponibilidad de la materia prima para el proceso de
producción del alúmina.

6.1.3 POLÍTICAS DE LA EMPRA.

Un elemento fundamental de la filosofía son las
políticas, las cuales responden a los métodos de
trabajo que se quiere definir para llevar a cabo las actividades
por parte de los trabajadores, por lo que se definen varias
políticas, como de Calidad, de seguridad y salud laboral y
la de ambiente que se presentan a continuación:

• Política ambiental: Es política
  de Global Materials Services Venezuela, C.A. preservar el
  medio ambiente, cumpliendo la legislación y
  regulación vigente, en camino de gestionar un
  equilibrio entre sus operaciones y el medio ambiente que le
  rodea.

La empresa buscará implantar las exigencias de la
norma ISO 14001 e impulsar el mejoramiento continuo de todos sus
procesos, en cumplimiento de su política ambiental.
Reconoce la prevención del medio ambiento es necesidad
básica y por eso asume los siguientes
compromisos.

Extraer procesar y suministrar el mineral de bauxita con
su desempeño responsable, cumpliendo con la
legislación ambiental y regulaciones vigentes, que
permitan el equilibrio entre sus operaciones y el
ambiente.

Realizar campañas para concienciar al personal de
la organización para que adopte prácticas
compatibles con la prevención de la
contaminación.

• Política de Calidad: Nuestra
  política es extraer y suministrar el mineral de
  bauxita con oportunidad en la entrega, garantizando la
  disponibilidad del producto, cumpliendo con las exigencias
  acordadas con nuestros clientes directos y realizando mejoras
  permanentemente a la eficiencia del sistema de gestión
  de calidad de la empresa.

• Política de Seguridad y Salud Laboral:
  Es política de Global Materiales Services Venezuela
  C.A. asegurar la ejecución de sus actividades en
  condiciones óptimas de higiene, seguridad y salud
  laboral, mantenimiento un ambiento de trabajo que garantice
  la integridad física y mental de sus trabajadores y su
  mayor productividad.

Para cumplir la política de la gerencia debe
planificar y perfeccionar la metodología de trabajo, la
supervisión garantiza el cumplimiento de todas las normas,
procedimiento y condiciones de seguridad establecidas por la
empresa y cada trabajador es responsable por conocer y atender
rigurosamente los métodos seguros generales y
específicos entre sus operaciones y medio ambiente que le
rodea.

Los objetivos permiten determinar el progreso hacia el
logro de la misión, razón por la que se definen los
indicadores y las metas, para ir evaluando el resultado, en un
período específico, ya sea en meses, trimestres,
semestral o anualmente.

6.1.4 OBJETIVOS DE GESTION

• Diagnosticar la Oportunidad de la
  entrega de repuesto / materiales.

• Verificar la disponibilidad de repuesto y equipos en
  el área de almacén.

• Calificar el nivel de
  satisfacción.

Cabe mencionar, que se debe especificar el
período para el que se medirá cada indicador –
meta, para cada uno de los objetivos, lo que va a ser un elemento
motivador para la compañía. Po esta razón se
definieron los siguientes indicadores

6.1.4 INDICADORES DE GESTIÓN:

Se definieron los siguientes indicadores para el mayor
cumplimento y efectividad de las operaciones, los cuales
darán una muestra representativa de la oportunidades de
entrega del material, la disponibilidad y la satisfacción.
Cabe mencionar, que el período de evaluación de
cada objetivo será medido según los registros y
resultados evidenciados durante cada trimestre.

UNIDAD:Departamento de Mantenimiento.

INDICADOR: Entrega de Repuesto

Definición:

Expresión
Conceptual

Expresión
Matemática

Meta: 90%.

Objetivo de Gestión: Evaluar
tiempo de Entrega de Pedido Planificado y el Tiempo de Entrega de
Pedido Real.

Periodicidad: El indicador debe ser
revisado en periodos trimestralmente.

Unidad de medida: Este indicador va
a ser medido en días, semanas o meses.

Responsables:

UNIDAD: Departamento de
Mantenimiento.

INDICADOR: Disponibilidad de los
Equipos.

Definición:

Expresión
Conceptual

Expresión
Matemática

Meta: 90%

Objetivo de Gestión: Evaluar
las disponibilidad de los equipos y las fallas que estos
presenten.

Periodicidad

El indicador debe ser revisado en periodos
trimestrales.

Unidad de medida: Este indicador va
a ser medido en días, semanas, meses.

Responsables:

UNIDAD: Departamento de
Mantenimiento.

INDICADOR: Disponibilidad de los
Equipos.

Definición:

Expresión
Conceptual

Mide el número de quejas realizadas
por lo trabajadores en el área de
almacén

Expresión
Matemática

Nº de Quejas Procedentes

Meta: máximo 3 quejas al
trimestre.

Objetivo de Gestión:
Satisfacción de el Personal.

Unidad de medida: Este indicador va
a ser medido en unidad Responsables:

Los indicadores definidos, están relacionados
directamente con el Almacén, como oportunidad en la
entrega, disponibilidad (relacionado con la maquinaria y equipos)
y es considerado indispensable llevar registros, dado que
eventualmente se han identificado pérdidas de repuestos,
lo que podría afectar la continuidad de las operaciones si
no se tiene todos los repuestos oportunamente. La
satisfacción, se plantea medirse por el número de
quejas procedentes en el área de almacén, con
respecto a las solicitudes de un material y no se encuentre
disponible, por ejemplo.

6.2 CONSUMO ANUAL DE LOS REPUESTOS Y
EQUIPOS

Para que un almacén pueda satisfacer las
necesidades de sus clientes de manera oportuna y eficiente es
necesario que cuente con un inventario que le permita conocer el
status de cada material. Se elaboró el listado del consumo
anual y su debida clasificación de repuestos y equipos
ubicados en el almacén de la empresa Global Matrials
Servives C.A.

Cabe destacar, que el inventario esta conformado por 800
productos, según datos históricos del año
2008, pero que debido al consumo anual registrado se le
realizó la clasificación a sólo 107
productos, los que frecuentemente tienen movimiento dentro del
almacén. Lo que se puede observar es que la disponibilidad
de los equipos y repuestos, que se encuentran en almacén,
es alta, ya que las maquinarias empleadas no han presentado
fallas significativas, por lo que se tiene disponible los
repuestos en caso de cualquier eventualidad. (Ver apéndice
G).

6.3 DEPÓSITO UBICADO EN LA PROA
DE LA (GMS-450)

Se realizó una distribución de planta, que
consiste en establecer gráficamente la ubicación de
los productos de un área en específico. Definiendo
en una escala de medidas, la distancia entre los objetos, la
disposición y cada uno de los productos que se encuentran
en el área del almacén de la empresa Global
Materials Services Venezuela, C.A. (Ver apéndice
J)

Cabe mencionar, que los repuestos y equipos almacenados
en cada uno de los estantes se ha definido en el Capítulo
V "Situación Actual".

Por otro lado, durante el diagnóstico de la
situación actual del almacén de la empresa en
estudio, se evidenció la ausencia de identificación
de los riesgos, por lo que se elaboró un mapa de riesgos,
que se presentan en el almacén, para así evitar
accidentes laborales y daños fiscos al personal que
laboran en Global Materials Services Venezuela C.A.

El Mapa de Riesgos, muestra con mayor facilidad
en donde se encuentran los riesgos en el almacén, es una
herramienta considera útil, ya que ayuda a determinar las
normas de seguridad y las acciones que deben cumplirse para
evitar algún tipo de daño tanto al personal como a
las instalaciones. (Ver 6.3)

Fig 6.2 Mapa de riesgos en el
almacén.

Fuente: el autor (2009)

Leyenda:

Identificados los riesgos en el almacén, se
definen las situaciones que hacen que se presente cada uno de
ellos, como sigue:

Riesgos Físicos

• Golpeado por: es considerado un riesgo
  ALTO.

Debido a que en los estantes ubicados en el
almacén existen repuestos los cuales pueden tener
caída de distinto nivel

• Electricidad: indica que es un riesgo
  ALTO.

El riesgo se hace presente al tener un tablero
eléctrico dentro del área del almacén de la
empresa en estudio. Cabe mencionar, que las medidas preventivas
tomadas actualmente son las pertinentes, por lo que sólo
se debe revisar periódicamente que en el cajetín
que esta ubicado al lado del estante de equipos móviles,
para de esta manera evitar riegos eléctricos.

• Polvo: indica un riesgo
  ALTO.

Debido a que la principal operación
que se realiza en la GMS-450 es la descarga del mineral de
bauxita la cual trae como consecuencia la proliferación de
esta.

Riesgo de Golpes y/o Cortes

Se considera riesgo MODERADO. Este riesgo es
debido a las características físicas de los
repuestos, en cuanto a su peso y extremos cortantes.

6.4 IMPLEMENTACION DE LA TEORÍA DE LAS
5S.

Como se evidenció en la situación actual
del almacén, esta presenta elevadas deficiencias por lo
que se define los pasos para la implementación de la
metodología japonesa de las 5S, la cual buscará
mejorar las condiciones del ambiente de trabajo, en pro de
garantizar la seguridad en las instalaciones de la empresa y de
los trabajadores. Para efectos del estudio, se estableció
en el área del almacén un procedimiento donde se
definen los pasos, en un orden secuencial y cronológico,
como sigue:

• Realización de un procedimiento en donde
  imparte información con todo lo referente a la
  metodología de las 5s, para de esta manera incentivar
  al personal. (Ver apéndice C).

• Plan de acciones. (ver tabla 6.1)

• EL SEIRI- ORGANIZACION:

Lista de los materiales necesarios.

• Realizar una lista de los elementos innecesarios
  resaltando su ubicación cantidad encontrada y posible
  acción sugerida para su reubicación o
  eliminación esta lista será realizada por el
  encargado del almacén o el supervisor de
  guardia.

• Realizar unas tarjetas de colores que permitan
  marcar o denunciar que el sitio de trabajo exista
  algún repuesto fuera de lugar o
  innecesario.

Tarjetas de color.

• Realizar tarjetas las cuales permitan identificar
  que en el sitio de trabajo existe algo innecesario y
  así tomar acciones, identificarlas con el color verde
  para identificar si existe algún problema de
  contaminación, el azul si los repuestos y equipos se
  encuentran relacionados directamente con el proceso de
  producción y roja si son elementos que no pertenecen
  al área de trabajo.

• EL SEITON-ORDEN:

Control visual.

• Realizar un control visual del sitio donde se deben
  ubicar los repuestos, resaltando: la ubicación de los
  elementos de limpieza, aseo, residuos, diversidad en los
  repuestos (ubicación en estantes), conexiones
  eléctricas, sentido de giro de botones, flujo de
  líquido en una tubería, donde ubicar la
  calculadora, hojas, lápices en el sitio de trabajo.
  Dando a conocer con todo esto que hay un sitio para cada
  cosa.

Después de haber realizado este paso se debe
colocar un indicador de ubicación, un indicador de
cantidad, letreros y tarjetas, nombre del área de trabajo
y lugar de almacenaje de equipos.

Luego localizar los repuestos e insumos de acuerdo a su
frecuencia de uso, verificar que los lugares de almacenamiento
sean amplios para retirarlos y colocarlos con
facilidad.

• SEISO- LIMPIEZA

• Se deben implementar siguiente una serie de pasos
  que ayuden a crear el hábito de mantener el sitio de
  trabajo en buenas condiciones. El proceso de
  implementación se debe apoyar en un fuerte programa de
  entrenamiento y suministro de los elementos necesarios para
  su realización, como también el tiempo
  requerido para la ejecución.

• Realizar Campañas de orden y limpieza, de
  esta manera se eliminarían los elementos innecesarios
  y limpiar equipos, pasillos, armarios y almacenes.

• Asignar un contenido de trabajo de limpieza. Si se
  trata de un equipo de gran tamaño será
  necesario dividirla y asignar responsabilidades por cada zona
  de trabajo, en esta zona se debe registrar un grafico en
  donde se puntualice la responsabilidad de cada
  persona.

• Preparar un manual de entrenamiento para limpieza en
  donde se incluyan gráficos de asignación de
  áreas, formas de utilizar elementos de limpieza,
  detergentes, jabones, aire, agua, como también la
  frecuencia y el tiempo medio establecido para la
  labor.

• Preparar los lineamientos para la limpieza en
  lugares fáciles de encontrar y devolver, el personal
  debe estar entrenado sobre el empleo y uso de estos elementos
  desde el punto de vista de seguridad y conservación de
  estos.

• Retirar polvos, aceites y grases de los repuestos
  que se devuelvan al área de almacén, asegurando
  así la limpieza de el suelo, paredes y cajones,
  verificar la aéreas de acceso difícil y
  así facilitar las futuras limpiezas de
  rutina

• SEIKETSU-ESTANDARIZAR

• Formar al personal en la creación de
  hábitos de trabajo para conservar el lugar de labores
  en perfectas condiciones.

• Asignar trabajos y responsabilidades

• Dar a conocer las descripciones de cargo, para que
  cada persona sepa sus responsabilidades, sobre lo que tiene
  que hacer, cuando, donde y como hacerlo.

• Integrar en los trabajos cotidianos la
  implementación del Seire, Seiso y Seiton. Separar si
  es necesario – Situar si es necesario – Suprimir
  suciedad.

• SHITSUKE-DISCIPLINA

• Crear conciencia al personal sobre el orden y la
  limpieza, empezando por dando el ejemplo desde la gerencia.
  (No se le puede pedir a un mecánico que sea ordenado
  si ve a su supervisor inmediato realizando labores fuera de
  los parámetros de la 5S).

• Crear un equipo promotor o líder para la
  implantación del método en toda la
  GMS-450.

• Motivar y participar directamente en la
  promoción de las actividades.

(Todos los departamentos)

• Demostrar compromiso.

• Asumir con entusiasmo la
  implantación.

• Participar activamente

• Realizar auditorias de rutina

Fuente: el autor
(2009).

6.5 PROCEDIMIENTO PARA LA ENTRADA, SALIDA DE MATERIAL
Y CONTROL DE INVENTARIO DE ALMACÉN.

Para administrar de forma óptima la
gestión de almacén, se definieron procedimientos
para garantizar el orden y control de las entradas y salidas del
material y repuestos, entre los que se tiene: Compras,
Recepción de Mercancía, Despacho,
Inventario.

Un procedimiento es un documento que contiene la
descripción de actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una o más unidades
administrativas. Suele contener información y ejemplos de
formularios, autorizaciones o documentos necesarios, u otro dato
que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades
dentro de la empresa. En el se encuentra registrada y transmitida
sin distorsión la información básica,
facilita las labores de auditoria, la evaluación y control
interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus
jefes de que el trabajo se está realizando o no
adecuadamente.

Para administrar de forma óptima la
gestión de almacén, se definieron procedimientos
para garantizar el orden y control de las entradas y salidas del
material y repuestos, entre los que se tiene: Compras,
Recepción de Mercancía, Despacho e Inventario. A
continuación, se especifica el propósito de
elaborar cada uno de los procedimientos propuestos para la
empresa: